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¿En qué estado deben estar los prerrequisitos para poder empezar a trabajar con un HACCP?

El plan de HACCP se desarrolla cuando los prerrequisitos están gestionados de modo que aseguren el control de contaminantes extraños al propio proceso (en tiempo y lugar). Por supuesto, puede iniciarse pero con la consideración de que no se podrá cerrar ni definir hasta tanto estén implementadas las correcciones.

Los prerrequisitos contemplan:
el estado del emplazamiento, edificios, instalaciones y equipos,
la condición de los servicios y el personal,
el control de materias primas, insumos y proveedores,
la gestión controlada del proceso,
la prevención de la contaminación cruzada,
el efectivo saneamiento, control de plagas y mantenimiento,
la documentación y registros, y
la trazabilidad de los productos.

¿Cómo realizar un diagrama de flujo?

En términos sencillos es una representación gráfica de la secuencia cronológica de un proceso.

Para comenzar con su diseño, en primer lugar, debemos reconocer el alcance del proceso. De este modo, queda fijado el comienzo y el final del diagrama. Una recomendación en este sentido es establecer el alcance en acuerdo con la responsabilidad de la empresa. Por ejemplo, si la principal material prima es producida por la misma empresa y su gestión está incluida en el sistema de calidad e inocuidad, el proceso debe comenzar con las etapas de selección de cultivares para la plantación o de genética para la reproducción o de animales para la producción.

Como en nuestro caso estamos pensando en un sistema HACCP es importante tener en claro que el criterio que utilizaremos para la identificación de cada etapa es el agregado de valor de inocuidad y calidad. Así, el diagrama de flujo debe poder reflejar cualquier cambio de condición que puede afectar la susceptibilidad frente a una contaminación o la alteración de la calidad, más allá de que suceda en un mismo espacio físico y temporal que otros cambios o bajo la órbita de un mismo responsable. Una forma de detectar la sucesión de etapas diferentes es el cambio de los controles que deben realizarse. Otra forma es expresar en pocas palabras cuál es la función de la etapa. Por ejemplo, deberemos representar en forma separada las etapas de maduración y almacenamiento refrigerado del proceso de elaboración de helados, aunque ambas sucedan en los mismos tanques de acero inoxidable sin otro evento que las separe más que el paso del tiempo. También deberemos representar por separado las etapas de enfriamiento y de almacenamiento refrigerado así como las esperas y los transportes por cinta, por ejemplo.

Al realizar la esquematización considerando lo recién planteado se detectan actividades que son innecesarias y se mejora el proceso.

Cuestiones prácticas:

1- Existen símbolos estandarizados para representar distintos pasos pero no entraremos en detalle.

2- Para la denominación de las etapas se deben utilizar siempre verbos en infinitivo o participios. No es recomendable utilizar el nombre de los equipos que intervienen porque pueden llevar a confusiones (por ejemplo, indicar como “pasteurizador” una etapa que tiene como función “fluidizar” un producto por calentamiento) o porque necesitamos representar una espera o un traslado. La elección del modo en que se escribe cada etapa también tiene efectos sobre quienes leen el documento ya que tiene un impacto diferente “cortar” que “corte”.

3- Subprocesos que confluyen en uno principal (podría ser el caso de un relleno). Si el subproceso es desarrollado para obtener un recurso que sólo será consumido por el proceso principal puede incorporarse al mismo diagrama (p.e. Diagrama de flujo de la elaboración de ravioles de ricota) o esquematizarse en forma independiente (p.e. Diagrama de flujo de la elaboración de ravioles y Diagrama de flujo de la elaboración de relleno de ricota). Si, en cambio, será consumido por varios procesos principales es recomendable diseñar un diagrama de flujo independiente cuya resultante será insumo de los otros diagramas (p.e. Diagrama de flujo de la elaboración de relleno de ricota). Y si el proceso principal utiliza distintos insumos en forma  indistinta, también es recomendable el diseño independiente haciendo referencia a la variedad de insumos con una denominación genérica (p.e. Diagrama de flujo de la elaboración de ravioles, con una etapa genérica denominada “Incorporación de relleno*” y el llamado -*- puede referir a los rellenos que correspondan).

¿Qué diferencias hay entre Monitoreo, Vigilancia y Verificación?

Todas son miradas pero de distintos tipos. Pueden ser asumidas por la misma
persona pero es importante que distingamos el objetivo de estas tres instancias de control.

Monitoreo: son los operarios quienes hacen según lo previsto y la tarea que se les ha asignado (miran lo que se hace). Se aplica la mirada sobre lo que se hace. Se supone que quien tiene esta mirada sabe lo que debe hacerse. Esto es MONITOREAR y lo que debe hacerse está reflejado en los PROCEDIMIENTOS e INSTRUCTIVOS.

Vigilancia: es un superior quien a través de un muestreo compara su observación con la del operario (confirma que se hace lo que se debe). Esta segunda mirada es la que confirma que se hace lo que se debe. Ya no sólo está mirando qué se hace si no que se está mirando que se cumpla con lo previsto. Y esto es VIGILAR.

Verificación: se analizan los resultados de monitoreo y vigilancia y DECIDE SI HAY QUE HACER ALGUN CAMBIO (confronta lo que estaba previsto que debe hacerse con lo que debería hacerse para obtener un resultado). Por ejemplo, para que se trate de una verificación del procedimiento de recepción debe intervenirse con el objeto de confirmar que las especificaciones son alcanzables por parte de los proveedores actuales y con el objeto de sopesar si es necesario hacer un cambio de especificaciones, de proveedores o se puede continuar trabajando del mismo modo.

La tercera mirada confronta lo que previmos que debe hacerse con lo que debería hacerse para obtener un resultado. Es decir miramos si los PROCEDIMIENTOS siguen aportando al objetivo, si son pertinentes las descripciones que incluyen, se se adecuan a la realidad, si son eficaces y eficientes, y si mantienen su vigencia. Y esto es VERIFICAR y se verifica el procedimiento y no los registros. Para darle seguimiento se trabaja con un cronograma.

Y una idea al respecto es: Verificar la vigencia, Vigilar el cumplimiento, Monitorear la ejecución.